ELOBANK - ein neuer Weg zur automatischen
Bankkontoauszugsverbuchung
Stellen Sie sich vor: Sie kommen morgens um
9 Uhr in Ihr Büro und Ihre Bankkontoauszüge mit Zahlungseingängen, Lastschriften,
Scheckeinlösungen und Zahlungsausgängen sind bereits verbucht - inklusive
Ausgleich der offenen Posten!
Fast - wenn es nicht den Faktor Mensch gäbe, der durch Doppelzahlungen,
Teilzahlungen, Zahlendreher und unberechtigten Abzügen die schönsten Theorien
über automatische Kontofindung und Ausgleich der OP-Posten ad absurdum führt.
Und dann gibt es noch die Tücken der Technik in Form von Lesefehlern im
Verwendungszweck.
Trotzdem: die Ergebnisse sind
beeindruckend.
Zuordnungsergebnisse in %
Firma
X Firma
Y
ca. 600 Posten täglich ZE + ZA ca.
200 Posten täglich nur ZE
Reihe 1 = ausgeglichen
Reihe 2 = Konto gefunden
98,5 % Erfolgsquote für die Kontofindung
und 90 - 95 % für den automatischen Ausgleich bei ELOBANK - dem
Kontoauszugsverbuchungsprogramms der Perthen Software GmbH - sind Werte, die
jeden Finanzdirektor und Unternehmensverantwortlichen aufhorchen lassen.
Aufhorchen lassen müssen!
Warum? Weil:
Es gibt nur wenige IT-Projekte in der
heutigen Zeit, die ein so hohes Return of Investment
haben. Spätestens nach 12 Monaten sind die Projektkosten amortisiert! Von
welchem anderen IT-Projekt kann man das sonst behaupten?
Hinter der elektronischen
Kontoauszugsverbuchung verbirgt sich eines der letzten
Rationalisierungspotentiale im Buchhaltungsbereich. Dies haben auch eine ganze Reihe
von Softwareanbietern erkannt, sei es, daß sie eine solche Lösung im Rahmen
ihrer Finanzbuchhaltung anbieten, sei es, daß es sich um eine eigenständige
Lösung als Add-on zu Finanzbuchhaltungssystemen handelt.
Trotzdem - der große Durchbruch ist noch
nicht geschafft. Liegt es daran, daß die Mitarbeiter in der Buchhaltung
automatisch gesteuerte Zuordnungsverfahren als "Teufelswerkzeug"
betrachten und die Leistungsfähigkeit solcher Systeme in Frage stellen? Oder
liegt es - wieder einmal - am mangelnden Marketing der Softwarefirmen?
Wohl an beiden.
Die Angst der Mitarbeiter vor dem
"Teufelswerkzeug" kann abgebaut werden, wenn von Projektbeginn an die
Mitarbeiter mit ins Boot genommen werden und ihnen Schritt für Schritt erklärt
wird, wie ein Bankposten seinen Weg auf das richtige Konto findet.
Die Leistungsfähigkeit solcher Systeme ist
eine andere Sache und hat sehr viel mit dem Zeitpunkt des Beginns der
Programmentwicklung, der Maschinenplattform, den verfügbaren Werkzeugen, dem
Investitionsvolumen und last but not least - den Ideenträgern zu tun.
Vielleicht hilft die Aussage eines Anwenders:
"2 Beschwerden wegen falscher
Kontozuordnung bei durchschnittlich 1800 Mahnungen im Monat sind eine
akzeptable Größe im Verhältnis zu dem enormen Zeitgewinn, den der Einsatz von
ELOBANK uns bringt".
Wie schafft es ELOBANK nun, zu 98,5 %
Kontofindung und 90 - 95 % automatischen Ausgleich zu kommen?
Um die Zusammenfassung vorwegzunehmen:
Die Leistungsfähigkeit von ELOBANK
beruht auf einer Wissensdatenbank, die auf der Annahme beruht, daß
Bankverbindungen und Buchhaltungssysteme eines Kunden selten wechseln. Bei jedem Lauf wird diese Wissensdatenbank
fortgeschrieben, teilweise in Selbstlerntechnik, teilweise durch explizite
Angaben des Anwenders. Das Ergebnis ist eine kontinuierliche Steigerung der
Kontofindungs- und Ausgleichsquoten bei jedem Lauf, bis nach ca. 2 Jahren das
maximal erzielbare Ergebnis erreicht ist.
Betrachten wir uns die Voraussetzungen, die
erfüllt sein müssen, damit ELOBANK erfolgreich eingesetzt werden kann:
Im Idealfall sind die Schnittstellen Ihres
EDV-Buchhaltungsystems so offengelegt, daß Sie während des On-Line Betriebes
aus ELOBANK heraus auf die Stamm- und OP-Daten zugreifen und Buchungen auslösen
können. Diese Methode wird als enge Koppelung bezeichnet.
Wenn dies nicht der Fall ist, bietet sich
die Lösung an, wie sie seit Jahren erfolgreich praktiziert wird:
Diese Methode wird als lose Koppelung
bezeichnet und hat den Vorteil, daß die OP-Datei speziell auf die Bedürfnisse
von ELOBANK zugeschnitten werden kann. z.B. mit einem separaten Index auf
Beträge und Belegdatum.
ELOBANK ist in Client / Server-Technik mit
graphischer Oberfläche realisiert. D.h. die Daten werden auf einem
Datenbankserver gehalten, während der Dialogteil zum Verwalten von ELOBANK und
für manuelle Zuordnung auf einem
MS-Windows PC ausgeführt wird.
Betrachten wir uns einmal gemeinschaftlich
den organisatorischen Ablauf einer Kontoauszugsverbuchung wie es bei einem
Kunden organisiert wurde:
Automatischer Abruf der Kontoauszüge ab 5
Uhr morgens:
Gegen 8 Uhr erfolgt dann die automatische
Zuordnung der Kontoauszüge:
Wenn gewünscht, wird das Ergebnis an die
Buchhaltungsschnittstelle übergeben und kann sofort verbucht werden.
Die nicht automatisch zuordenbaren Posten
werden während des Tages im Dialog bearbeitet.
Am Tagesende werden dann die zugeordneten
Posten zur Weiterverarbeitung an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben.
Uns interessiert
im Rahmen dieses Artikels nur das Zuordnungsmodul und die darin enthaltenen
Techniken.
Das Zuordnungsmodul erwartet als Eingabe
einen Kontoauszugsposten mit folgenden Angaben:
Wenn, wie bei ELOBANK, bei jedem
Zuordnungslauf Kontonummer, Bankleitzahl und zugeordnete FIBU-Kontonummer
gespeichert werden, ist es klar wie 98,5 % Kontofindungsquote zustande kommen.
Doch was verbirgt sich hinter dem Rest von
1,5 %?
In der Wissensdatenbank können - müssen
nicht - gezielt Informationen abgelegt werden, wie der Bankposten zu
analysieren und zu behandeln ist:
Sie sehen, auch der EURO ist ein Thema für
ELOBANK.
Werden diese Angaben bei einem Kunden nicht
hinterlegt, führt dies lediglich zu einer geringeren Ausgleichsquote - mehr
nicht!
Übrigens: wenn Sie einen Zahlungseingang
abfangen wollen, der sonst automatisch verbucht worden wäre - einfach Buchungsvorschlag
anzeigen ankreuzen!
Unabhängig davon, ob über die
Bankverbindung die FIBU-Kontonummer gefunden wurde oder nicht, werden die
Verwendungszweckzeilen in mehreren Schritten analysiert und das Ergebnis in
eine Tabelle abgelegt.
Das Analysemodul ist bereits so vorbereitet,
daß mit / ohne Prüfziffernverfahren gearbeitet werden kann, die Kundennummern
oder Belegnummern von 5 - 13 Stellen variieren können oder daß die Kundennummer
entfällt.
Wird keine Kundennummer gefunden, wird der
auf dem Bankposten stehende Klartext Auftraggeber im Matchcodeverfahren gegen
die FIBU-Stammdatei abgeglichen. Diese Methode führt aber zu einem großen
Prozentsatz zu keinem Ergebnis, da keine Systematik bei den Banken erkennbar
ist, wie Kontonamen angelegt werden. Mindestens 3 Begriffe müssen zwischen FIBU
und Auftraggebernamen übereinstimmen, damit ELOBANK diese FIBU-Kontonummer
auswählt.
Jede gefundene Belegnummer wird daraufhin
überprüft, ob ein offener Posten hierzu vorhanden ist und ob die
FIBU-Kontonummer hierzu wechselt. FIBU-Kontonummernwechsel ist nur zugelassen,
wenn es sich um einen Zentralregulierer handelt. Zentralregulierer sind per
Definition Kunden, die mehrere FIBU-Konten bezahlen.
Ist das passende FIBU-Konto gefunden, wird
versucht, den Zahlbetrag an Hand der vorgegebenen Belegnummern aufzuteilen. Ist
ein Restbetrag vorhanden, wird dieser ausgebucht an Hand der vorgegebenen
Toleranzengrenze bzw. Skontobedingungen. Eine Sonderrolle spielen hierbei
Auslandsüberweisungen, bei denen die im Verwendungszweck gefundene
Gebühren als Bankgebühren ausgebucht werden.
Ist der Restbetrag zu groß oder sind keine
Belegnummern vorhanden, wird versucht, den Betrag auf die vorhandenen offenen
Posten aufzuteilen.
Beispiel für eine Verteilung eines
Zahlbetrages von 529,27:
Obwohl dieses Beispiel sehr einfach
ausschaut, handelt es sich hierbei um einen rechenintensiven Vorgang, der bei
Vorliegen von 3 Gutschriften und 30 Rechnungen im Stundenbereich auf einem
Pentium 133 PC liegt. Daher prüft ELOBANK vor dem Starten der Verteilberechnung,
ob mehr als 2 Gutschriften vorliegen und führt sie in diesem Falle nicht aus.
Kann ELOBANK einen Bankposten nicht
verbuchen oder ist er als Buchungsvorschlag gekennzeichnet, kann der Anwender
bei loser Koppelung zur FIBU diesen im eigenständigen ELOBANK-Dialog
bearbeiten. Hierbei sind die Posten bereits angekreuzt, die ELOBANK gefunden
hat.
Bis jetzt wurden nur Zahlungseingänge
behandelt. Wie sieht es aber bei Lastschriften aus, die direkt auf Sachkonto
mit Kostenstellenangabe gebucht werden müssen?
Hier wird einmalig
im ELOBANK-Dialog die Kostenstellenzuordnung und ein Begriff im Analysetext
angegeben, der sich irgendwo im Verwendungszweck befinden muß. Ab sofort bucht
ELOBANK automatisch, es sei denn, die Buchung soll erst als Buchungsvorschlag
angezeigt werden.
Über die Dialogbox Verwendungszweckanalyse
können Sie sämtliche Buchungen automatisieren, seien es Telefonrechnungen,
Bankgebühren, Konsolidierungen, Mitgliedsbeiträge etc.
Es würde den Rahmen dieser Abhandlung
sprengen, alle Funktionen von ELOBANK zu beschreiben.
Wenn Sie Fragen haben, können Sie den Autor
auch unter klaus@perthen.de erreichen.