ELOBANK - ein neuer Weg zur automatischen Bankkontoauszugsverbuchung

 

 

 

Stellen Sie sich vor: Sie kommen morgens um 9 Uhr in Ihr Büro und Ihre Bankkontoauszüge mit Zahlungseingängen, Lastschriften, Scheckeinlösungen und Zahlungsausgängen sind bereits verbucht - inklusive Ausgleich der offenen Posten!

 

Fast - wenn es nicht den Faktor Mensch gäbe, der durch Doppelzahlungen, Teilzahlungen, Zahlendreher und unberechtigten Abzügen die schönsten Theorien über automatische Kontofindung und Ausgleich der OP-Posten ad absurdum führt. Und dann gibt es noch die Tücken der Technik in Form von Lesefehlern im Verwendungszweck.

 

Trotzdem: die Ergebnisse sind beeindruckend.

 

Zuordnungsergebnisse in %

Firma X                                                                    Firma Y
ca. 600 Posten täglich ZE + ZA     ca. 200 Posten täglich nur ZE

Reihe 1 = ausgeglichen

Reihe 2 = Konto gefunden

 

 

 

 

98,5 % Erfolgsquote für die Kontofindung und 90 - 95 % für den automatischen Ausgleich bei ELOBANK - dem Kontoauszugsverbuchungsprogramms der Perthen Software GmbH - sind Werte, die jeden Finanzdirektor und Unternehmensverantwortlichen aufhorchen lassen. Aufhorchen lassen müssen!

 

Warum? Weil:

 

 

Es gibt nur wenige IT-Projekte in der heutigen Zeit, die ein so hohes Return of Investment haben. Spätestens nach 12 Monaten sind die Projektkosten amortisiert! Von welchem anderen IT-Projekt kann man das sonst behaupten?

 

Hinter der elektronischen Kontoauszugsverbuchung verbirgt sich eines der letzten Rationalisierungspotentiale im Buchhaltungsbereich. Dies haben auch eine ganze Reihe von Softwareanbietern erkannt, sei es, daß sie eine solche Lösung im Rahmen ihrer Finanzbuchhaltung anbieten, sei es, daß es sich um eine eigenständige Lösung als Add-on zu Finanzbuchhaltungssystemen handelt.

 

 

Trotzdem - der große Durchbruch ist noch nicht geschafft. Liegt es daran, daß die Mitarbeiter in der Buchhaltung automatisch gesteuerte Zuordnungsverfahren als "Teufelswerkzeug" betrachten und die Leistungsfähigkeit solcher Systeme in Frage stellen? Oder liegt es - wieder einmal - am mangelnden Marketing der Softwarefirmen?

 

Wohl an beiden.

 

Die Angst der Mitarbeiter vor dem "Teufelswerkzeug" kann abgebaut werden, wenn von Projektbeginn an die Mitarbeiter mit ins Boot genommen werden und ihnen Schritt für Schritt erklärt wird, wie ein Bankposten seinen Weg auf das richtige Konto findet.

 

Die Leistungsfähigkeit solcher Systeme ist eine andere Sache und hat sehr viel mit dem Zeitpunkt des Beginns der Programmentwicklung, der Maschinenplattform, den verfügbaren Werkzeugen, dem Investitionsvolumen und last but not least - den Ideenträgern zu tun. Vielleicht hilft die Aussage eines Anwenders:

 

"2 Beschwerden wegen falscher Kontozuordnung bei durchschnittlich 1800 Mahnungen im Monat sind eine akzeptable Größe im Verhältnis zu dem enormen Zeitgewinn, den der Einsatz von ELOBANK uns bringt".

 

Wie schafft es ELOBANK nun, zu 98,5 % Kontofindung und 90 - 95 % automatischen Ausgleich zu kommen?

 

Um die Zusammenfassung vorwegzunehmen:

 

Die Leistungsfähigkeit von ELOBANK beruht auf einer Wissensdatenbank, die auf der Annahme beruht, daß Bankverbindungen und Buchhaltungssysteme eines Kunden selten wechseln. Bei jedem Lauf wird diese Wissensdatenbank fortgeschrieben, teilweise in Selbstlerntechnik, teilweise durch explizite Angaben des Anwenders. Das Ergebnis ist eine kontinuierliche Steigerung der Kontofindungs- und Ausgleichsquoten bei jedem Lauf, bis nach ca. 2 Jahren das maximal erzielbare Ergebnis erreicht ist.

 

Betrachten wir uns die Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ELOBANK erfolgreich eingesetzt werden kann:

 

 

 

 

 

Im Idealfall sind die Schnittstellen Ihres EDV-Buchhaltungsystems so offengelegt, daß Sie während des On-Line Betriebes aus ELOBANK heraus auf die Stamm- und OP-Daten zugreifen und Buchungen auslösen können. Diese Methode wird als enge Koppelung bezeichnet.

 

Wenn dies nicht der Fall ist, bietet sich die Lösung an, wie sie seit Jahren erfolgreich praktiziert wird:

 

 

Diese Methode wird als lose Koppelung bezeichnet und hat den Vorteil, daß die OP-Datei speziell auf die Bedürfnisse von ELOBANK zugeschnitten werden kann. z.B. mit einem separaten Index auf Beträge und Belegdatum.

 

 

ELOBANK ist in Client / Server-Technik mit graphischer Oberfläche realisiert. D.h. die Daten werden auf einem Datenbankserver gehalten, während der Dialogteil zum Verwalten von ELOBANK und für manuelle Zuordnung  auf einem MS-Windows PC ausgeführt wird.

 

Betrachten wir uns einmal gemeinschaftlich den organisatorischen Ablauf einer Kontoauszugsverbuchung wie es bei einem Kunden organisiert wurde:

 

Automatischer Abruf der Kontoauszüge ab 5 Uhr morgens:

 

 

Gegen 8 Uhr erfolgt dann die automatische Zuordnung der Kontoauszüge:

 

 

Wenn gewünscht, wird das Ergebnis an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben und kann sofort verbucht werden.

 

Die nicht automatisch zuordenbaren Posten werden während des Tages im Dialog bearbeitet.

 

 

 

 

Am Tagesende werden dann die zugeordneten Posten zur Weiterverarbeitung an die Buchhaltungsschnittstelle übergeben.

 

Uns interessiert im Rahmen dieses Artikels nur das Zuordnungsmodul und die darin enthaltenen Techniken.

 

Das Zuordnungsmodul erwartet als Eingabe einen Kontoauszugsposten mit folgenden Angaben:

 

 

Wenn, wie bei ELOBANK, bei jedem Zuordnungslauf Kontonummer, Bankleitzahl und zugeordnete FIBU-Kontonummer gespeichert werden, ist es klar wie 98,5 % Kontofindungsquote zustande kommen.

 

Doch was verbirgt sich hinter dem Rest von 1,5 %?

 

 

In der Wissensdatenbank können - müssen nicht - gezielt Informationen abgelegt werden, wie der Bankposten zu analysieren und zu behandeln ist:

Sie sehen, auch der EURO ist ein Thema für ELOBANK.

 

Werden diese Angaben bei einem Kunden nicht hinterlegt, führt dies lediglich zu einer geringeren Ausgleichsquote - mehr nicht!

 

Übrigens: wenn Sie einen Zahlungseingang abfangen wollen, der sonst automatisch verbucht worden wäre - einfach Buchungsvorschlag anzeigen ankreuzen!

 

Unabhängig davon, ob über die Bankverbindung die FIBU-Kontonummer gefunden wurde oder nicht, werden die Verwendungszweckzeilen in mehreren Schritten analysiert und das Ergebnis in eine Tabelle abgelegt.

 

 

 

 

 

Das Analysemodul ist bereits so vorbereitet, daß mit / ohne Prüfziffernverfahren gearbeitet werden kann, die Kundennummern oder Belegnummern von 5 - 13 Stellen variieren können oder daß die Kundennummer entfällt.

 

Wird keine Kundennummer gefunden, wird der auf dem Bankposten stehende Klartext Auftraggeber im Matchcodeverfahren gegen die FIBU-Stammdatei abgeglichen. Diese Methode führt aber zu einem großen Prozentsatz zu keinem Ergebnis, da keine Systematik bei den Banken erkennbar ist, wie Kontonamen angelegt werden. Mindestens 3 Begriffe müssen zwischen FIBU und Auftraggebernamen übereinstimmen, damit ELOBANK diese FIBU-Kontonummer auswählt.

 

Jede gefundene Belegnummer wird daraufhin überprüft, ob ein offener Posten hierzu vorhanden ist und ob die FIBU-Kontonummer hierzu wechselt. FIBU-Kontonummernwechsel ist nur zugelassen, wenn es sich um einen Zentralregulierer handelt. Zentralregulierer sind per Definition Kunden, die mehrere FIBU-Konten bezahlen.

 

Ist das passende FIBU-Konto gefunden, wird versucht, den Zahlbetrag an Hand der vorgegebenen Belegnummern aufzuteilen. Ist ein Restbetrag vorhanden, wird dieser ausgebucht an Hand der vorgegebenen Toleranzengrenze bzw. Skontobedingungen. Eine Sonderrolle spielen hierbei Auslandsüberweisungen, bei denen die im Verwendungszweck gefundene Gebühren als Bankgebühren ausgebucht werden.

 

Ist der Restbetrag zu groß oder sind keine Belegnummern vorhanden, wird versucht, den Betrag auf die vorhandenen offenen Posten aufzuteilen. 

Beispiel für eine Verteilung eines Zahlbetrages von 529,27:

 

 

Obwohl dieses Beispiel sehr einfach ausschaut, handelt es sich hierbei um einen rechenintensiven Vorgang, der bei Vorliegen von 3 Gutschriften und 30 Rechnungen im Stundenbereich auf einem Pentium 133 PC liegt. Daher prüft ELOBANK vor dem Starten der Verteilberechnung, ob mehr als 2 Gutschriften vorliegen und führt sie in diesem Falle nicht aus.

 

Kann ELOBANK einen Bankposten nicht verbuchen oder ist er als Buchungsvorschlag gekennzeichnet, kann der Anwender bei loser Koppelung zur FIBU diesen im eigenständigen ELOBANK-Dialog bearbeiten. Hierbei sind die Posten bereits angekreuzt, die ELOBANK gefunden hat.

 

Bis jetzt wurden nur Zahlungseingänge behandelt. Wie sieht es aber bei Lastschriften aus, die direkt auf Sachkonto mit Kostenstellenangabe gebucht werden müssen?

 

Hier wird einmalig im ELOBANK-Dialog die Kostenstellenzuordnung und ein Begriff im Analysetext angegeben, der sich irgendwo im Verwendungszweck befinden muß. Ab sofort bucht ELOBANK automatisch, es sei denn, die Buchung soll erst als Buchungsvorschlag angezeigt werden.

Über die Dialogbox Verwendungszweckanalyse können Sie sämtliche Buchungen automatisieren, seien es Telefonrechnungen, Bankgebühren, Konsolidierungen, Mitgliedsbeiträge etc.

 

Es würde den Rahmen dieser Abhandlung sprengen, alle Funktionen von ELOBANK zu beschreiben.

 

Wenn Sie Fragen haben, können Sie den Autor auch unter klaus@perthen.de erreichen.